Дэн Кеннеди в своей книге «Жесткий тайм-менеджмент» суммирует основные правила управления временем и сводит их к 10 основным приемам.
Итак, если хотите научиться жить в ладу со своим временем, то эти приемы для вас:
- Приручение телефона
Пореже снимайте трубку, когда звонит телефон, или вообще не снимайте. Перезванивайте в удобное вам время. То же самое касается факса, электронной почты и все прочего, что может отвлечь вас от основной деятельности. Отвлекаясь , вы отдаете контроль над своим временем неизвестно кому и в результате не успеваете намеченное.
- Минимум деловых встреч
Большинство встреч заканчивается на том же, на чем началось. Если нельзя обойтись без встречи или совещания, то надо придумать, чтобы разговор был максимально кратким и по делу.
- Абсолютная пунктуальность
«Один из моих первых наставников в бизнесе, – пишет Кнннеди, – сказал, что у опоздания на встречу с ним могут быть только две уважительные причины. Перовая: вы умерли. Вторая: вы хотите умереть».
Пунктуальность – источник личного авторитета и простой способ произвести приятное впечатление на окружающих.
Непунктуальность же по Кеннеди – это признак низкой самооценки человека. Не считаясь с вами и вашим временем, непунктуальный человек помимо воли дает понять, что и сам он и его собственное время для него не важны. А раз так, то зачем иметь с такими людьми дело?
- Составление списков
Все помнить невозможно. Поэтому надо вести списки дел, важных звонков, событий и т.д. Причем форма ведения списков (бумажная либо электронная) не суть не важна, главное – чтобы она помогала в работе и освобождала память для более важной информации.
- Все – на службу своим целям
При любом занятии задавать себе контрольный вопрос: «Становлюсь ли я на какое-то измеримое расстояние ближе к цели от того, что я делаю в эту минуту?» Наивысшая эффективность достигается, если вы утвердительно отвечаете на контрольный вопрос чаще, чем в половине случаев.
- Каталог событий
Для каждого дня месяца создавайте отдельную папку и вносите в нее все, что касается этого дня. Это своеобразные архивы, которые, при необходимости, помогут нам восстановить в памяти досье на клиента, сценарий рекламного ролика и т.д.
- Времяблоки
Если вы представляете себе все дела, которые точно должны сделать, то можете заранее заблокировать для них свое время. Если вы не заблокируете время заранее – велик шанс ничего не успеть. Разложите перед собой календарь и распределите как можно больше времени на обязательные дела – и у вас останется лишь малая толика неорганизованных, пустых дней и часов. Блокируя время для необходимых дел, вы не дадите интересам других людей снова и снова передвигать важнейшее с первых мест списка на десятые.
- Минимум внеплановой деятельности
Сокращая пустое время и внеплановую деятельность, вы автоматически уменьшаете неоправданные траты времени. Все нерасписанное на что-то да потратится – и скорее всего это «что-то» будет ненужной ерундой. В идеале нужно расписывать каждый свой день по получасам, от начала до конца. Любая работа выполняется быстрее и эффективнее, если заранее определить, сколько займет ее выполнение, и назначить время завершения. К тому же так минимизируется и незапланированная деятельность.
- Польза от «обрезков»
Застряли в пробке? Аудиозаписи помогут быстро превратить пробочное стояние в семинар с участием знаменитых гуру, в общение с душеполезной книгой, в отвязный камеди-клаб или в Шекспировский фестиваль. А еще можно изучать иностранные языки, развивать память или математические способности – и все это с помощью записей, прослушанных за то время, что обычно тратится впустую. А время в очередях, в аэропортах? Заведите плеер с наушниками и всегда имейте при себе блокнот, ручку и тему для «мозгового штурма».
- Подальше от стада
С этой техникой все понятно. Выезжайте на работу раньше или позже, чем все остальные. Не покупайте в супермаркетах в пятницу вечером. Не выписывайтесь из гостиницы между 8 и 9 часами утра и не заселяйтесь между 6 и 8 часами вечера, потому что именно в эти часы выселяются и заселяются совершенно все. Организуйте свою жизнь так, чтобы расходиться с основным потоком: вы сбережете немало времени и нервов.